شرکت هایی که تجارت کالا دارند، قطعا باید از ابزارهای مدیریت انبار استفاده کنند تا روان بودن این فرآیند محقق شود. برای روان بودن این فرآیندها معمولا از ابزاری به نام نرم افزار حسابداری انبار کمک گرفته می شود.
وقتی به یک انبار فکر می کنیم، به فضایی با قفسه های بزرگ فکر می کنیم که لیفتراک ها بین آنها حرکت می کنند و صف کامیون هایی که منتظر بارگیری یا تخلیه هستند. در هر صورت این موضوع، همیشه صادق نخواهد بود.
یک انبار می تواند محل ذخیره یک فروشگاه مواد غذایی، مواد صنعتی یک کارخانه، یا یک مخزن در انبار نفت باشد. در حسابداری مدیریت، انبار مکانی است که در آن کالاها، مواد اولیه، منابع، یعنی کلیه ارزش های مادی مورد استفاده در فعالیت های شرکت ذخیره می شود.
انبارها در شرکت های تجاری یا تولیدی وجود دارند، بنابراین به سختی می توان به اهمیت حسابداری انبار در شرکت اشاره نکرد.
سوالات متعددی در زمینه حسابداری انبار وجود دارد که قرار است به آنها پاسخ دهیم؛ پس با بلاگ جهش همراه باشید.
در این نوشتار خواهید خواند:
انبارداری چیست؟
به عنوان بخشی از مدیریت انبار، انبارداری به سفارش، سازماندهی و توزیع کالا در یک شرکت می پردازد. انبارداری بخشی از تدارکات است. انبارداری خوب می تواند هزینه های ذخیره سازی را به حداقل برساند و کارایی را در شرکت بهینه کند. سوابق انبارداری معمولا با کمک حسابداری و عمدتاً یا استفاده از نرم افزار حسابداری جمع آوری و استفاده می شود.
این روزها دیگر خبری از دفاتر بزرگ و حجیم انبارداری نیست، زیرا نرم افزار های حسابداری قادر هستند انواع مختلف عملیات حسابداری و انبارداری را با سرعت و دقت بسیار بالا انجام دهند.
حسابداری انبار چیست؟
حسابداری انبار وظیفه ارائه شواهدی از نوع و مقدار مواد موجود در انبار را به منظور نظارت بر موجودی ها دارد. شواهد کمی و ارزشی دقیق مصرف مواد برای تهیه ترازنامه، صورت سود و زیان، حساب های عملیاتی و هزینه یابی انبار ضروری است.
برای اینکه بتوان موجودی بهینه را در انبار محاسبه کرد، معمولاً مقادیر تجربی یا ارزیابی های آماری ضروری است. حسابدار انبار وظیفه دارد به گونه ای موجودی بهینه را محاسبه کند تا سطح موجودی هرگز به حداقل خود کاهش پیدا نکند تا از مشکلات تولید جلوگیری شود.
همچنین حسابدار وظیفه دارد به گونه ای موجودی بهینه را محاسبه کند تا سطح موجودی از حداکثر سطح مورد نیاز تجاوز نکند تا ظرفیت های ذخیره سازی بیش از حد بارگذاری نشود .
ثبت كالاهاي ورودي و خروجي به كمك كامپيوتر در جريان حسابداري سهام امكان محاسبه موجودي جاري را در هر زمان ممكن مي سازد.
حسابداری انبار تضمین می کند که یک شرکت مواد اولیه، مواد کمکی، محصولات نیمه تمام و همچنین محصولات نهایی را پیگیری کند. با حفظ انبارداری خوب، می توان قبل از تمام شدن قطعه مورد نیاز، دوباره سفارش داد تا همیشه تعداد کافی از قطعات مورد نیاز یا محصولات نهایی در انبار موجود باشد و متعاقباً بتوان به تولید یا فروش ادامه داد.
اگر در انبار موجودی‌های بزرگ و با ارزشی دارید، به دلایل زیر باید از حسابداری انبار استفاده کنید:
- می توان از بی نظمی ها جلوگیری کرد
- موجودی را می توان در هر زمان تعیین کرد
- سفارشات مکرر را می توان در زمان مناسب انجام داد
- می توان مشخص کرد که کدام کالا به دلیل انقباض، فساد، سرقت و مانند آن گم شده است
- حسابداری یک پیش نیاز برای موجودی دائمی است
وظایف حسابداری انبار چیست؟
حسابداری انبار اساس حسابداری مدیریت در شرکت می باشد. بدون تسلط بر این موضوع نمی توانید به راحتی کسب و کار خود را کنترل کنید.
حسابداری انبار وظیفه نگهداری موجودی ها، ثبت و به روز رسانی تغییرات موجودی و برنامه ریزی اولیه موجودی ها بر اساس سفارش های دریافتی را برعهده دارد.
می توان با کمک حسابداری و تحلیل های ریاضی مناسب، برآورد و پیش بینی توسعه موجودی را به دست آورد.
با حسابداری انبار می توان موجودی کالا، مقدار و نوع مواد ورودی، موجود و خروجی در کارخانه تولیدی و مقدار و نوع کالاهای ورودی، موجود و خروجی در شرکت بازرگانی را ثبت می کند. کالاهای ورودی با استفاده از فهرست‌های به اصطلاح تحویل و کالاهای خروجی با استفاده از برگه‌های برداشت مواد ثبت می‌شوند. موجودی برای سهام در انبارهای ورودی و میانی اعمال می شود.
موجودی به طور مداوم از طریق حسابداری موجودی کنترل می شود. علاوه بر این می توان مقدار و ارزش مواد مصرفی یا بهای تمام شده کالا را تعیین کرد. داده های ثبت شده به عنوان بخشی از حسابداری موجودی در نهایت برای ایجاد ترازنامه، حساب سود و زیان و محاسبه مورد نیاز است.
وظایف شغلی حسابدار انبار
- تشکیل فعالیت های انبار مطابق با سیاست حسابداری شرکت و حفظ کنترل مستمر
- تضمین و حفظ کنترل عملیات دریافت و هزینه انبار در برنامه حسابداری
- بررسی اسناد و انطباق آن با حقایق، نگهداری و تحویل انواع مواد و اشیاء قیمتی
- بررسی اسناد و مطابقت آن با مقادیر پذیرفته شده در انبار
- گروه بندی و مدیریت کلیه اشیاء با ارزش بر اساس نوع، دسته بندی و هدف و کاربرد آنها
- بررسی کالای معیوب و ارائه جداول عیوب، تعمیر، رفع آنها و همچنین تنظیم اسناد اجرایی کمبود و آسیب کالا.
محاسبه موجودی و محاسبه مصرف
حسابداری موجودی کالا، وظیفه اصلی حسابداری انبار است، زیرا حسابداری صحیح موجودی نیاز به آگاهی دقیق از جابجایی مواد در شرکت دارد.
حسابداری موجودی، داده های اساسی مهمی را برای تعیین نیازهای مادی و همچنین حسابداری هزینه و درآمد به عنوان بخشی از حسابداری تجاری فراهم می کند.
در محاسبه مصرف، تغییرات موجودی انبار در یک دوره ثبت می شود. همچنین مشخص می شود که چه موادی برای کدام سفارش تولید مورد نیاز بوده است. روش های مختلفی در اینجا استفاده می شود، روش به روز رسانی، روش موجودی یا روش رتروگراد.
حسابداری به شما کمک می کند تا بدانید چه تعداد کالا در انبار ذخیره سازی موجود است. همچنین میزان ورود و خروج کالا و میزان سود و زیان را نیز به صورت کامل در اختیار شما قرار می دهد.
حسابداری انبار یک زنجیره تامین کارآمد نیز برای مدیریت نقدینگی انبار ها فراهم می کند. به عنوان مثال، اگر از ظرفیت های ذخیره سازی به طور موثر استفاده نشود، هزینه های قابل توجهی می تواند ایجاد شود. دقیقاً در اینجا است که اغلب می توان اقدامات بهینه سازی را با کمک حسابداری انجام داد.
حسابداری انبار وظیفه نگهداری موجودی ها، ثبت و به روز رسانی تغییرات موجودی و برنامه ریزی اولیه موجودی ها بر اساس سفارش های دریافتی را برعهده دارد.
هدف حسابداری انبار چیست؟
صرف نظر از اینکه شرکت چه کالایی تولید می کند، برای عملکرد موفقیت آمیز لازم است که امکانات انبار خود را به درستی سازماندهی کند.
کالاها قبل از ارسال برای فروش باید در جایی ذخیره شوند و پویایی آنها باید مدام در نظر گرفته شود. اگر حسابداری به درستی سازماندهی شود، می تواند در انبارداری به شما کمک کند.
حسابداری انبار به شما امکان می دهد تفاوت بین موجودی واقعی را بدانید، روند سفارشات جدید را پیگیری کنید و تعدادی از کاستی ها را شناسایی کنید و در نتیجه یک سیستم کنترل قوی تر بسازید. بنابراین می توانید با شناسایی موقعیت های ناخوشایند از سرقت، کاهش قیمت، زیان مازاد، حفره های موجود در فرآیند قیمت گذاری و غیره جلوگیری کنید.
نرم افزار مناسب برای حسابداری انبار
نرم افزار حسابداری جهش، یک نرم افزار فوق العاده مناسب برای انبار است، زیرا این نرم افزار امکان نگهداری سوابق انبارها و مراکز توزیع کوچک و بزرگ را برای شما فراهم می کند.
از ویژگی های نرم افزار جهش می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان کنترل دقیق کالاهای دسته ای.
- امکان مشاهده موجودی کالاهایی که در انبار بوده و در حال حاضر موجود هستند.
- امکان ایجاد چندین انبار در نرم افزار.
- امکان ایجاد آدرس ثبت کالا در انبار ( یعنی کالای مورد نظر روی کدام قفسه و در کدام بخش قرار داده شده).
- صورت درآمد و هزینه.
- امکان ارسال سفارش به تامین کنندگان و دریافت سفارش از مشتریان.
- امکان ایجاد یک ماتریس از مجموعه محصولات.
- توانایی مدیریت موجودی انبار، کنترل کسری و مازاد.
- امکان تحویل کالای سفارش داده شده از انبار. یعنی می توان کالا را بلافاصله از انبار به فروش رساند.
- امکان تبادل رایگان کالا بین انبارها.
- امکان بازرسی و موجودی.
- امکان ثبت سفارش به چندین انبار به طور همزمان.
- امکان صدور سفارشات خودکار طبق هنجارهای از پیش پذیرفته شده. (یعنی در طول روز لیستی از کالاهای فروخته شده در فروشگاه دائمی تهیه و در حراج قرار می گیرد).
- توانایی انجام معاملات تجاری.
- امکان فروش عمده و خرده.
- امکان کنترل بدهی فروشگاه به تامین کننده و بدهی مشتری به فروشگاه.
- امکان کنترل ارزیابی کالا توسط تامین کننده و فروشگاه.
- امکان تعیین چند قیمت برای کالا. (مثلا امکان تغییر خودکار قیمت برخی کالاها برای روزهای هفته).
- محاسبه پاداش.
- و غیره
دلایل انتخاب نرم افزار حسابداری انبار جهش نوین
با مراجعه به شرکت نرم افزاری جهش می توانید متناسب با نوع انبار و کسب و کار خود بهترین نرم افزار حسابداری انبار را دریافت کنید.
با استفاده از فن آوری های جدید، یعنی نرم افزار حسابداری جهش، فرآیندهای انبارداری مانند، عملیات دریافت، ذخیره سازی و خروج آنها از انبار بسیار آسان می شود.
باید گفت با کمک این سیستم، فرآیند حسابداری به طور قابل توجهی ساده می شود. این برنامه برای ردیابی و کنترل جابجایی کالاها و محصولات و برای خودکارسازی فرآیندهای لجستیکی طراحی شده است. در نتیجه استفاده از نرم افزار حسابداری جهش، باعث حذف گردش اسناد کاغذی در مقیاس بزرگ شده و در نتیجه باعث کاهش مکرر زمان صرف شده برای عملیات حسابداری شما می شود.
به طور کلی، در مورد حسابداری انبار می توان نوشت:
انبارداری می‌پردازد. این حسابداری برای کسب و کارهایی که محصولاتی را ذخیره و از آنها فروش می‌کنند، بسیار حیاتی است. در اینجا به برخی اصول و روش‌های حسابداری انبار پرداخته می‌شود.
اولین قدم در حسابداری انبار، ثبت موجودی اولیه است. موجودی اولیه به موجودی کالا در انبار در ابتدای دوره حسابداری اشاره دارد. این موجودی می‌تواند به صورت فیزیکی شمرده شود یا با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون انبار به دست آید.
یکی دیگر از مسائلی که در حسابداری انبار باید به آنها توجه کرد، ردیابی حرکت کالاها در انبار است. برای این منظور، باید در هنگام ورود و خروج کالاها از انبار، اطلاعات دقیقی ثبت شود. به عنوان مثال، باید موجودی جدید در هنگام ورود کالاها به انبار و موجودی کاهش یافته در هنگام فروش کالاها ثبت شود.
مهمترین گزارشی که در حسابداری انبار تهیه می‌شود،
گزارش موجودی انبار است. این گزارش، میزان کالایی که در انبار موجود است را نشان می‌دهد و به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا بتوانند نیازهای مشتریان را بهتر پاسخ دهند و همچنین هزینه‌ها را کاهش دهند. در واقع، گزارش موجودی انبار، یکی از مهمترین و اساسی‌ترین گزارش‌هایی است که در هر کسب و کاری تهیه می‌شود.
همچنین، در حسابداری انبار، باید به مسئله ارزیابی موجودی‌های ناموجود (ضایعات و خرابی‌ها) توجه کرد. برای این منظور، می‌توان از روش تخمین هزینه استفاده کرد. با استفاده از این روش، هزینه موجودی‌های ناموجود تخمین زده شده و به صورت جداگانه در گزارش حسابداری موجودی نمایش داده می‌شود.
در نهایت، یکی از مهمترین نکاتی که در حسابداری انبار باید به آن توجه کرد، تطبیق موجودی انبار با سیستم حسابداری است. برای جلوگیری از خطاهای حسابداری و کنترل دقیق موجودی، باید موجودی انبار با موجودی سیستم حسابداری هماهنگ شود.
در نتیجه، حسابداری انبار یکی از حوزه‌های بسیار مهم حسابداری است که برای هر کسب و کاری حیاتی است. با استفاده از اصول و روش‌های حسابداری انبار، می‌توان موجودی‌های کالا را کنترل کرده، هزینه‌های کسب و کار را کاهش داده و به مدیران و کارکنان کمک کرد تا بهترین تصمیمات را درباره موجودی‌ها بگیرند.
علاوه بر این، حسابداری انبار به مدیران کمک می‌کند تا از نیازمندی‌های موجودی‌ها آگاه شوند و با برنامه‌ریزی مناسب، از زمان و هزینه صرفه‌جویی کنند. همچنین، در صورتی که شرکت دارای چند انبار باشد، حسابداری انبار می‌تواند به مدیران کمک کند تا میزان موجودی‌های مختلف را در انبارهای مختلف پیگیری کنند و با برنامه‌ریزی مناسب، کاهش هزینه‌های حمل و نقل را داشته باشند.
در نهایت، حسابداری انبار می‌تواند به مدیران کمک کند تا بتوانند نقاط قوت و ضعف انبار را شناسایی کرده و با توجه به این اطلاعات، تصمیم‌های بهتری در مورد مدیریت انبار و استفاده از موجودی‌ها بگیرند. به عنوان مثال، با تحلیل داده‌های حسابداری انبار، می‌توان به این نتیجه رسید که چه نوع کالاهایی به فروش بیشتری می‌رسند و در نتیجه، تولید و خرید این کالاها را بیشتر کرد
