برای تجزیه و تحلیل عملیات های بزرگ، سخت و پیچیده حسابداری قطعا به زمان و هزینه زیادی نیاز است، اما امروزه به لطف پیشرفت‌های صورت گرفته در حوزه حسابداری و فناوری و با روی کار آمدن نرم افزارهای حسابداری این مسئله حل شده است.
سوالات زیادی در مورد اهمیت استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای شرکت ها، موسسات و اهمیت آنها برای حسابداران وجود دارد.
در این مقاله به توضیح اهمیت استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای شرکت ها و حسابداران می پردازیم تا شناخت کامل از این موضوع برای شما حاصل شود.
همچنین در ادامه برخی از مبانی و اصولی را توضیح خواهیم داد که بر اساس آن شرکت های نرم افزاری برای انتخاب برنامه مناسب ارزیابی می شوند.
سوالات متعددی در زمینه نرم افزار حسابداری وجود دارد که قرار است به آنها پاسخ دهیم، برای مثال:
- نرم افزار حسابداری چیست؟
- نرم افزار حسابداری چه وظایفی دارد؟
- اهمیت نرم افزار حسابداری چیست؟
- قیمت نرم افزار حسابداری چقدر است؟
- بهترین نرم افزار حسابداری چیست؟
- مزایا و معایب نرم افزار حسابداری چیست؟
- تفاوت نرم افزار حسابداری با سیستم های ERP چیست؟
در این نوشتار خواهید خواند:
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری تحولی تکنولوژیکی است که باعث می شود روند عادی و دفتری عملیات حسابداری و وظایف روزانه آن به صورت دیجیتالی انجام شود.
وظایف نرم افزار حسابداری
نرم افزارهای حسابداری با هوش مصنوعی خود تمامی پیچیدگی‌های عملیات حسابداری را تسهیل می‌کنند. اگر بخواهیم به صورت خلاصه این پیچیدگی ها را برای شما شرح دهیم باید بگوییم:
آنها یک حسابدار خودکار هستند، که هر کاری را که یک حسابدار انسانی با بخشی از اتوماسیون موجود انجام می‌دهد تنها با کمک ورود داده‌ها و مقداری تعدیل انجام می‌دهند.
نرم افزار حسابداری با تکیه بر تکنیک‌هایی مانند هوش مصنوعی توانسته نقش حسابداری سنتی را به طور کامل کمرنگ کند. نرم افزارها با انجام تمام کارهای حسابداری توانسته اند امنیت، سرعت و راحتی را به ارمغان بیاورند.
بیایید با مهمترین کارهایی که نرم افزار های حسابداری انجام می دهند آشنا شویم:
- ثبت خودکار ورودی ها در کمترین زمان در سیستم
- نگهداری سوابق به صورت مرتب و جایگزین نمودن دفتر کل با فایل های دیجیتالی
- انجام عملیات حسابداری اولیه و ثانویه
- ایجاد گزارش های مالی
- صورت سود و زیان
- صورت جریان نقدی
- ترازنامه
- صورت وضعیت مالی
- طراحی و کنترل فاکتور
- امضای فاکتورها به صورت الکترونیکی
- نظارت و اصلاح محدودیت ها
- و غیره
اهمیت نرم افزار حسابداری
استفاده از نرم افزار حسابداری در مواقعی تحمیل می‌شود که استفاده از آن را اجتناب‌ناپذیر می‌کند، مثلاً برای صدور صورتحساب الکترونیکی یا انجام هر گونه شرایط مربوط به مالیات و جنبه‌های حسابداری موجود در کشور.
اگر صاحبان شرکت ها و موسسات با نرم افزارهای حسابداری آشنا شوند، قطعا از مزیت ها و کاربرد های آن تعجب خواهند کرد. در اینجا می توانید با اهمیت نرم افزارهای حسابداری به خوبی آشنا شوید:
۱. صرفه جویی در زمان و تلاش:
مٌحول کردن کارهای روزمره و بسیار تکراری به نرم افزار و تمرکز بر کارهای اصلی قطعا باعث افزایش بهره وری، کاهش زمان و کاهش هزینه بی مورد می شود.
۲. سرمایه پایدار برای شرکت:
خرید نرم افزار حسابداری، اتلاف هزینه تلقی نمی شود، بلکه نوعی سرمایه گذاری است و با گذشت زمان بازگشت سرمایه را شاهد خواهید بود. در واقع نرم افزارها با تامین سود هزینه ها را افزایش می دهند و سود به صورت مستقیم یا غیرمستقیم برای شما رقم می خورد. مثلاً با کاهش زمانی که نرم افزارها رقم می زنند، باعث افزایش بهره وری شما می شود.
۳. آسان نمودن بررسی خطاها:
داشتن همه فایل ها در یک مکان و دسترسی سریع به آنها به شما این امکان را می دهد که نه تنها خطاها را بررسی کنید، بلکه از همان ابتدا از آنها اجتناب کنید یا در صورت رخ دادن آنها را اصلاح کنید، بدون اینکه تلاش زیادی برای بررسی پرونده های کاغذی لازم باشد.
. دسترسی به تمامی داده های قدیمی فقط با یک کلیک:
با انباشت دفاتر حسابداری، انتقال سیستم تجاری از یک روش به روش دیگر یا حتی از یک برنامه به برنامه دیگر. حجم عظیمی از داده‌های حیاتی از بین می‌رود، و شما توانایی بازگشت به داده‌های سال‌های قبل را برای تجزیه و تحلیل و تولید بودجه‌ها و گزارش‌های دقیق را از دست می‌دهید. اما با استفاده از نرم افزار حسابداری دیگر با این مشکل روبرو نخواهید شد. شما می توانید از داده های قدیمی خود به راحتی پشتیبان‌گیری کنید و آنها را در ارشیو خود نگه دارید.
۵. کار کنترل حسابداری را ساده تر می کند:
نظارت بر حسابداران یک وظیفه مستقل است که توسط حسابداران با تجربه تحت عنوان حسابرسی انجام می شود. تسهیل در کار کنترل و نظارت حسابداران، تضمین می کند که عملیات حسابداری به طور دقیق و مداوم و بدون دستکاری انجام می شود.
۶. تجارت الکترونیک:
پیوند نرم افزار حسابداری با وب سایت های تجارت الکترونیک یک درخواست رایج است و باعث می شود تا بازرگانان از دردسرهای همیشگی دوری کنند و و در زمان خود صرفه جویی کنند و حتی انجام حساب های خود را در برنامه بدون نیاز به مراجعه به حسابدا، انجام دهند.
انواع نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری ممکن است، تحت وب، ابری و ویندوز باشد. معمولا تفاوت هایی بین این سه نرم افزار حسابداری وجود دارد و انتخاب آنها به نوع نیاز، بودجه و نیز شرایط کاری شما بستگی دارد.
در سال های گذشته تقاضا برای نرم افزار حسابداری ابری افزایش یافته است. به این دلیل که دیگر با مشکلات ذخیره سازی و هزینه بالای نرم افزارهای قدیمی روبرو نیستند. همچنین امکان اتصال آن به دستگاه های خارجی بیشتر است.
این نوع نرم افزارها به صورت اشتراک ماهانه در دسترس شرکت ها قرار می گیرند. آنها به راحتی به روز می شوند و سریع با الزامات خارجی مانند ارتباط با سازمان های دولتی مطابقت دارند.
انتخاب برنامه مناسب برای شرکت آسان نیست. زیرا مستلزم ورود داده ها و حساب های شرکت است. ورود داده ها به مدت زمان طولانی نیاز دارد، بنابراین ورود مجدد آن ها هزینه و زمان زیادی می طلبد. به همین منظور برای جلوگیری از مشکلات انتقال داده ها از یک نرم افزار حسابداری به نرم افزار دیگر، بهتر است:
- از ابتدا روی انتخاب ” شرکت تولید کننده نرم افزار حسابداری ” تمرکز کنید که نیازهای مورد نیاز شما و شرکت شما را فراهم می کند.
- نرم افزار مورد نیاز را قبل از شروع با توجه به نیاز شرکت خود سفارش سازی کنید.
قیمت نرم افزار حسابداری
قبل از مقایسه نرم افزار های حسابداری مختلف، بودجه تقریبی خود را تعیین کنید. سپس بر این اساس نرم افزار ها را در بازه قیمتی مورد نظر مشخص کنید و ویژگی های هر نرم افزار را لیست کنید و در مقایسه، نرم افزاری را انتخاب کنید که مطابق با نیاز فعلی شما باشد.
قیمت اشتراک ماهانه نرم افزارهای حسابداری در ماه متغیر است. البته اختلاف قیمت ها به دلیل نوع و تعداد خدماتی است که دریافت می کنید. بنابراین باید در مورد مزایایی که در ازای اشتراک به شما ارائه می شود، سوال کنید و از آن باخبر شوید.
برای این که بهترین نرم افزار حسابداری را با قیمت مناسب خریداری کنید، ما به شما نرم افزار حسابداری جهش را پیشنهاد می کنیم. شما با این نرم افزار به امکانات فوق العاده خوبی دسترسی دارید و قطعا با دیدن آنها شگفت زده خواهید شد.
مزایای نرم افزار حسابداری چیست؟
صرفه جویی در زمان شاید بهترین و اولین مزیت نرم افزارهای حسابداری باشد. وجود نرم افزار باعث سرعت بخشیدن به ورود داده های حسابداری و نیز باعث صرفه جویی در زمان انجام عملیات حسابداری و طراحی فایل های اکسل یا دفتر کل برای ورود داده می شود.
نرم افزار حسابداری مزایای بسیار دیگری نیز برای شرکت ها و موسسات دولتی و خصوصی دارد که شامل موارد زیر است:
- صرفه جویی در زمان به دلیل ذخیره فایل ها و سرعت بخشیدن به عملیات حسابداری
- سرعت بالا در صدور و چاپ گزارشات مورد نیاز
- ارتباط با دیگر حساب های شرکت
- صرفه جویی در وقت، حسابرسی و نظارت
- ارائه گزارش های کاملا دقیق تر نسبت به حسابداری سنتی
مزایایی که برنامه‌های حسابداری از آن برخوردار هستند با توجه به ویژگی‌ها و قابلیت‌های هر برنامه متفاوت است.
تفاوت نرم افزار حسابداری با سیستم های ERP چیست؟
نرم افزار حسابداری ارتباط نزدیکی با سیستم های ERP دارد. اغلب آن را به عنوان یک رابط بین برنامه ها در نظر می گیرند. زیرا سیستم ERP شامل چندین برنامه کوچک برای مدیریت تمام عملیات شرکت، از جمله برنامه حسابداری است.
برنامه‌های ERP توانایی خوبی در یکپارچه‌سازی و عدم مواجهه با شکست دارد. آنها از بروز خطا هنگام اتصال یک نرم افزار حسابداری به سایر سیستم‌های خارجی جلوگیری می کنند.
انتخاب نرم افزار حسابداری
چهار عامل یا اصل اساسی برای انتخاب نرم افزار مناسب برای حسابداری وجود دارد که عبارتند از :
۱- اصل هزینه: یکی از مهمترین اصولی که باید در انتخاب نرم افزار حسابداری به دنبال آن باشید، اصل فایده بهای تمام شده است. این اصل بیان می کند که سود استفاده از نرم افزار برابر یا بیشتر از بهای تمام شده است.
۲- اصل سازگاری و تناسب: طراحی نرم افزارهای حسابداری باید با ماهیت فعالیت تاسیسات و عنصر انسانی منطبق باشد. نرم افزارهای بدون مجوز و ارزان را به بهانه قیمت پایین نخرید تا آن را در شرکت و یا سازمان خود اعمال کنید. هر برنامه برای خدمت به فعالیت خاصی طراحی شده است. اگر یک شرکت پیمانکاری هستید، بهتر است روی نرم افزار تجاری حسابداری سرمایه گذاری نکنید، زیرا شما یک شرکت پیمانکاری هستید، بین فعالیت تجاری و فعالیت پیمانکاری تفاوت وجود دارد.
۳. اصل کنترل: این اصل بیان می کند که هر کدام از نرم افزارهای حسابداری باید دارای یک سیستم کنترل داخلی باشند تا از دارایی های شرکت محافظت کنند و اعتبار داده های موجود در آن را تایید کنند.
۴. اصل انعطاف: اصل انعطاف پذیری برای همگام شدن نرم افزار شما با تحولاتی است که ممکن است در آینده به وجود بیاید. برای نمونه ممکن است شرکت شما در مدت کوتاهی رشد کند، بنابراین نرم افزار حسابداری باید با این توسعه سازگار باشد و با قوانین مالیاتی و اصلاحات و الحاقات آن کنار بیاید.
بهترین نرم افزار حسابداری
تعداد زیادی نرم افزار حسابداری در دنیا وجود دارد که، همگی آنها به توسعه شرکت های کوچک و متوسط و بزرگ کمک می کنند. یکی از معروف ترین و محبوب ترین این برنامه ها را می توان نرم افزار حسابداری جهش دانست.
در دنیایی که تکنولوژی مدرن در حال شتاب است و کسب و کارها به سرعت رشد می کند، باید به سراغ بهترین نرم افزار بروید. نرم افزار حسابداری جهش متناسب با کسب و کار شما طراحی شده و می تواند در عملیات مختلف حسابداری به شما کمک کند.
